Met DICO ontstaan er geen interpretatiefouten meer in de data
Vrijdag 15 maart 2024
HSB Bouw is een Volendamse aannemer die maatwerk biedt voor nieuwbouw, renovatie, transformatie, ontwikkeling en onderaanneming. Een greep uit de spraakmakende projecten die HSB op dit moment bouwt: de duurzame woningen aan de Aeolusweg in De Bilt en de 153 woningen in het gebied ‘Tuinen van Luna’ in Heerhugowaard. Dirk Zeeman, Hoofd Administratie en ICT, werkt bijna tien jaar bij HSB Bouw en heeft in die tijd een flinke slag gemaakt met het efficiënter maken van de administratie.
"Bij mijn vorige werkgever voerden vijf inkoopassistenten handmatig data in het administratieve systeem in. Bij HSB Bouw ben ik gaan kijken hoe we dat efficiënter konden inrichten om op die manier kosten te besparen", vertelt Zeeman. "In 2017 hoorde ik via Bouwend Nederland over Sales in de Bouw, wat tegenwoordig de DICO Standaard heet. We hebben ons toen aangesloten bij Ketenstandaard Bouw en Techniek om gebruik te kunnen maken van deze standaard. Het was in het begin een uitdaging om de vertaling van de XML data te maken vanuit DICO naar ons ERP-systeem, maar met hulp van de consultants van Whitevision is dat gelukt."
Geen enkele interpretatiefout
HSB Bouw gebruikt de DICO Standaard op dit moment voor inkomende facturen van leveranciers van bouwmaterialen en zit in een testfase wat betreft het versturen van orderbevestigingen via de DICO Standaard. Zeeman: "Onze uitvoerders plaatsen telefonisch of online een bestelling bij een leverancier. Whitevision zorgt ervoor dat de gegevens van die bestelling, of we die nu ontvangen via het DICO factuurbericht of via een pdf, goed in ons ERP worden verwerkt. Het voordeel van DICO is dat er via het xml-bericht geen enkele interpretatiefout ontstaat. Het zou fijn zijn als alle leveranciers DICO xml-berichten gebruikten, maar we kunnen niet van iedereen verwachten dat ze op deze manier gaan werken. Voor kleine zelfstandige ondernemers en leveranciers buiten de bouwbranche vergt dit te grote aanpassingen in hun manier van werken en daar biedt Whitevision een mooie oplossing voor."
Grote bouwers
HSB Bouw werkt regelmatig in opdracht van grote bouwers zoals Dura Vermeer, BAM, Heijmans en VolkerWessels. Dat zijn bedrijven die via het initiatief efacturerenindebouw het gebruik van de DICO Standaard stimuleren. Ook zij kunnen de facturen van HSB Bouw in het DICO-formaat ontvangen.
Voordeel van digitale orderbevestigingen
Zeeman ziet de mogelijkheid om digitale orderbevestigingen te koppelen aan de DICO-factuurberichten vooral als een groot voordeel van de standaard. Hij werkt er dan ook aan dit, net als het factuurproces, met hulp van Whitevision te implementeren bij HSB Bouw. "Nu is het vaak zo dat we bij de uiteindelijke levering van de bestelde bouwmaterialen een papieren pakbon ontvangen met daarop de orderinformatie. Als degene die de bestelling in ontvangst neemt de orderinformatie direct digitaal bij de hand heeft, dan is meteen duidelijk of de levering overeenstemt met de bestelling. Dat scheelt veel uitzoekwerk en discussie en we kunnen facturen dan ook sneller verwerken in ons systeem."
Datakwaliteit
De accountmanagers van WhiteVision informeren klanten in hun presentaties graag over de voordelen van de DICO Standaard. Remco Bedaf, salesmanager bij WhiteVision: "De kracht van WhiteVision is echter dat we documenten in elk soort formaat kunnen omzetten naar het ERP systeem van een klant. Deze digitale verwerking bespaart klanten tijd en geld. De DICO standaard werkt vooral goed voor de communicatie tussen bouwbedrijven en leveranciers van bouwmaterialen. Het is prettig dat je met deze standaard precies weet welke data wordt uitgewisseld. En omdat datakwaliteit in de toekomst steeds belangrijk wordt, hebben we onze DICO-berichten tegenwoordig gecertificeerd via datakwaliteit.nu. Op die manier weten we meteen zeker dat de DICO-berichten goed zijn opgesteld."
Gerelateerd nieuws
Op donderdag 17 april jongstleden stond de Digitaliseringsbijeenkomst voor de regio Oost op het programma. Voor dit ochtendevenement had de organisatie het Van der Valk Hotel De Cantharel in Apeldoorn gekozen. Twee keer per jaar wordt de Digitaliseringsbijeenkomst georganiseerd. Een in april en een in november”, begint Isa Klein Tuente, verenigingsmanager regio Oost. “Hierbij nodigen wij altijd onze leden uit die hebben aangegeven dat zij interesse in dergelijke bijeenkomsten hebben, vaak kiezen we er ook voor om alle leden uit de regio uit te nodigen omdat we denken dat het goed is dat onze leden weten dat wij deze bijeenkomsten faciliteren. Denk niet alleen aan IT’ers en marketeers, maar ook aan directeuren die benieuwd zijn naar de digitale ontwikkelingen binnen de bouw en infra. De insteek van deze bijeenkomsten is nooit in beton gegoten. Wanneer het op digitalisering aankomt, luisteren we goed naar de behoeften van onze leden.”
In de gebouwde omgeving groeit bij opdrachtgevers, aannemers, groothandels en andere ketenpartners de behoefte aan betrouwbare en gestandaardiseerde milieuproductdata. De komst van de CSRD en andere duurzaamheidsambities en -verplichtingen vraagt om meer samenwerking én betere data-uitwisseling tussen bouwers, leveranciers en aanbieders van milieudata.
Omgevingsmanagement krijgt een steeds grotere rol in de bouw. Werken in stedelijke gebieden vraagt om heldere communicatie, aandacht voor de omgeving en een slimme samenwerking tussen alle betrokken partijen. Maar hoe organiseer je dat goed?