Geen spookfacturen en malware dankzij DICO
Maandag 16 oktober 2023
Veilig digitaal werken kan op talloze manieren. Freerk Wieringa, ICT Architect en integratiespecialist bij VolkerWessels, legt uit waarom werken volgens de DICO Standaard een goede manier is voor bouwbedrijven om op een veilige manier informatie uit te wisselen.
De DICO Standaard
"Een groot aantal van onze werkmaatschappijen maakt gebruik van de DICO Standaard voor het digitaal uitwisselen van facturen. Sommigen maken ook gebruik van DICO onderhoudsberichten, inkoopberichten en pakbonnen. Twee werkmaatschappijen kunnen hun facturen volledig automatisch matchen met de inkoop- en pakbon, daar komt helemaal niemand meer tussen. Dat is de meest veilige manier van werken", stelt Wieringa.
Veilig en soepel
In de bouwsector is elektronisch factureren volgens de laatste DICO versie (SALES005) als sinds 2022 dé standaard. Het uitwisselen van data met de DICO Standaard gaat zo soepel en veilig omdat de informatie via MessageService wordt verstuurd in plaats van als pdf-bestand bij een e-mail. Dit minimaliseert het risico op phishing mails, malware en fouten. Ook spookfacturen komen met DICO nauwelijks voor. Het computersysteem controleert immers automatisch op IBAN, btw- en KvK-nummer. Bij facturen volgens de laatste DICO versie komt daar nog een check op de GLN-code bij.
Besparing
"Het vraagt wel even tijd om met DICO te kunnen werken", zegt Wieringa, "het is geen kwestie van op een knopje drukken en alles werkt in één keer. Ook moet je een aantal testen uitvoeren. Maar uiteindelijk levert werken volgens de DICO Standaard tijd en dus geld op. De besparing kan oplopen tot wel vijf euro per factuur. Bij ons intern wordt weleens opgemerkt ‘we gaan rijk worden met dit systeem!’. Ik antwoord dan: ‘Als we niet op deze manier gaan werken, wordt de administratie zo tijdrovend en kostbaar dat we onszelf uit de markt prijzen.’ Daarnaast neemt de kwaliteit van het verwerkingsproces toe waardoor indirect ook kosten worden bespaart."
Bestelprogramma voor bouwbedrijven
De werkmaatschappijen van VolkerWessels bepalen in grote mate zelf in hoeverre ze digitalisering en het werken met standaarden oppakken. "Ik merk dat installatiebedrijven in de regel sneller automatiseren dan bouwbedrijven. We zijn voor onze bouwbedrijven bezig met het introduceren van een nieuw bestelprogramma dat met de DICO Standaard werkt, dan kunnen zij ook makkelijker automatiseren."
Datakwaliteit
Deze bedrijven werken allemaal met de DICO Standaard. Via de website datakwaliteit.nu kunnen bedrijven hun DICO berichten laten certificeren.
Meer weten hoe jouw organisatie veilig en snel data kan delen met DICO? Download deze DICO Whitepaper.
Leden van Bouwend Nederland kunnen ook gebruikmaken van een ledenvoordeel elektronisch factureren.
Gerelateerd nieuws
Op donderdag 17 april jongstleden stond de Digitaliseringsbijeenkomst voor de regio Oost op het programma. Voor dit ochtendevenement had de organisatie het Van der Valk Hotel De Cantharel in Apeldoorn gekozen. Twee keer per jaar wordt de Digitaliseringsbijeenkomst georganiseerd. Een in april en een in november”, begint Isa Klein Tuente, verenigingsmanager regio Oost. “Hierbij nodigen wij altijd onze leden uit die hebben aangegeven dat zij interesse in dergelijke bijeenkomsten hebben, vaak kiezen we er ook voor om alle leden uit de regio uit te nodigen omdat we denken dat het goed is dat onze leden weten dat wij deze bijeenkomsten faciliteren. Denk niet alleen aan IT’ers en marketeers, maar ook aan directeuren die benieuwd zijn naar de digitale ontwikkelingen binnen de bouw en infra. De insteek van deze bijeenkomsten is nooit in beton gegoten. Wanneer het op digitalisering aankomt, luisteren we goed naar de behoeften van onze leden.”
In de gebouwde omgeving groeit bij opdrachtgevers, aannemers, groothandels en andere ketenpartners de behoefte aan betrouwbare en gestandaardiseerde milieuproductdata. De komst van de CSRD en andere duurzaamheidsambities en -verplichtingen vraagt om meer samenwerking én betere data-uitwisseling tussen bouwers, leveranciers en aanbieders van milieudata.
Omgevingsmanagement krijgt een steeds grotere rol in de bouw. Werken in stedelijke gebieden vraagt om heldere communicatie, aandacht voor de omgeving en een slimme samenwerking tussen alle betrokken partijen. Maar hoe organiseer je dat goed?